Aussi loin que je m’en souvienne, j’ai toujours exercé plusieurs activités dans une même semaine : un poste à la banque en même temps que j’allais à l’Université, lancer ma première société pendant que je travaillais dans les centres d’appels, mixer les clients pendant mon activité de freelance…. Jongler avec les tâches et les priorités est rapidement devenu essentiel et j’ai ainsi pu développer différentes techniques.

Ces deux dernières années, cumulant un poste de COO dans une startup et la direction de mon agence web, une question récurrente m’est posée : mais comment fais-tu ? Comment arrives-tu à cumuler plusieurs activités et gérer ton temps ?

Gérer son temps ce n’est pas essayer d’en faire le plus possible en une journée.
L’objectif n’est pas de faire le plus de tâches que vous pouvez dans une semaine.

C’est déjà de comprendre :

  • comment vous travaillez
  • combien d’heures vous travaillez
  • ce que vous faites de ces heures
  • et comment gérer tout ça sans être stressé

Lorsque vous dirigez une agence web, chaque jour est différent et les tâches sont variées : votre semaine est organisée autour de réunions d’équipe, gestion de l’entreprise, rendez-vous, communication… Afin de réussir à avancer sur tous les sujets en parallèle des urgences., il faut déjà disposer d’une bonne organisation.

J’ai effectué ce travail de CEO en plus d’un poste de COO, où j’organisais et suivais le travail de 16 personnes, 4 marques, 3 produits.  Gérer combien de temps je passe par produit ou marque, ou par type de tâches étaient primordial !

Mes semaines ne se limitent pas au travail rémunéré car également :

  • j’organise des Wordcamps
  • je suis oratrice
  • j’écris des articles
  • je vais au sport au moins 4 fois par semaine
  • je vais au cinéma
  • je regarde des séries
  • je lis des livres
  • je joue aux jeux vidéos
  • j’ai une vie sociale et familiale
  • et oui je dors (au moins 8 heures par nuit) 🙂

Voici les 5 premières règles que je me suis rapidement imposées pour réussir chaque semaine à bien gérer mon temps et à jongler avec toutes ces activités.

1 – Créer un planning de vie

La première règle de gestion du temps est de penser planning global : combien d’heures j’ai dans ma semaine que je peux contrôler et qu’est ce que je veux accomplir dans ma semaine.

Par exemple, mon poste de COO me prend 35 heures que je dois répartir dans mon calendrier de telle heure à telle heure. Je souhaite travailler au moins 10 heures par semaine sur mon agence de telle heure à telle heure, j’ai une conférence à préparer qui va me prendre 4 heures …

Chaque semaine, je pose ainsi sur mon Google Agenda ces différentes briques.
Parfois aux mêmes heures, parfois non.

Garder de la souplesse est important, notamment pour la gestion des imprévues.

2 – Connaître les objectifs

Chaque semaine, je prends le temps de réfléchir à ce que je dois accomplir : quelles tâches je dois faire, quels sont les bloqueurs de temps qui peuvent potentiellement m’en empêcher …

Pour m’y aider, je dispose de trois outils :
Trello (que je suis en train actuellement de remplacer par TickTick) : j’y ajoute constamment toutes les tâches (professionnelles et personnelles) que je dois réaliser et je les priorise :

  • À faire cette semaine
  • À faire ce mois
  • À faire dans les 3 prochains mois
  • À faire dans les 6 prochains mois

Quand j’organise ma semaine, je pioche dans mon Trello et je dispose ces tâches dans ma semaine en fonction du temps nécessaire (voir la règle suivante Contrôler le temps)

Rescue Time analyse toutes les activités sur mon ordinateur et dès que je le quitte en me demande ce que j’ai fait de mon temps “inactif”. Grâce à lui, je peux comprendre où je passe mon temps et surtout où j’en perds : 6 heures en réunion au lieu des 4 heures de prévues, trop de temps sur les réseaux sociaux, les mails…

Toggl me permet quand à lui de suivre le temps par tâche. C’est une sorte de chronomètre du temps de la tâche. Je ne m’en sers pas chaque semaine, mais par moment quand je souhaite comprendre le temps que je passe sur des tâches.
Par exemple, pour réussir à publier un article chaque semaine, combien de temps me faut-il ? Je regarde sur mon Toggl combien de temps en moyenne j’ai passé les dernières semaines sur les tâches similaires.

À l’aide de ces outils, je peux suivre quels sont mes objectifs de ma semaine : je dois réaliser ces tâches, je ne dois pas passer trop de temps sur tels sujets, .. et ainsi connaître mes objectifs.

3 – Contrôler le temps

Une des règles les plus importantes est de réussir à contrôler le temps. Elle conditionne la réussite de votre organisation.
Qu’est ce que j’entends par “contrôler le temps” ?

Une des lois du temps et de l’efficacité au travail que je préfère est la loi de Parkison : elle part du principe (entre autres) qu’on effectue une tâche dans le temps qu’on lui donne, Si pour réaliser votre projet, vous lui donnez 5 semaines, il vous prendre au minimum ce temps là.
Quand nous étions au lycée et qu’on devait rendre une rédaction, le professeur nous donnait une semaine pour la rendre. Combien d’entre vous la faisait la veille, en moins de 3 heures au dernier moment ? Nous avions une semaine pour la faire, mais nous arrivions à la faire en moins de trois heures.

Si l’on revient à la règle du contrôle du temps, délimiter des heures pour les tâches.
Cela nous oblige à être efficace : si vous avez 3 heures pour faire une proposition et pas de le choix, vous irez à l’essentiel. Bien sûr il faut être réaliste, mais plus vous vous fixez du temps, plus vous vous connaîtrez aussi et verrez ce que vous êtes capable d’accomplir.

Entre chaque tâche délimitée en temps, pensez à laisser du temps : ne collez pas les tâches les unes aux autres. Faire des pauses régulières est essentiel, mais également pour garder du temps pour les imprévues : plus de temps passés sur une tâche, une urgence…

Contrôler le temps c’est avoir des réunions efficaces.
Commencez par définir un temps pour cette réunion, et anticipez quels en sont les objectifs, quelles informations devez-vous en tirer. Les réunions qui s’éternisent pour rien sont une de mes pires sources de perte de temps. Surtout quand j’en ai 8 par jour avec les différentes activités.

N’hésitez pas à remettre du contexte et à interrompre les participants afin d’être sûr que la réunion reste efficace et dans le temps impartis.

Enfin, contrôler le temps c’est être clair dans sa communication.

Plus vous êtes clair dans les tâches que vous déléguez, dans les questions que vous posez avec les personnes avec lesquelles vous interagissez plus vous êtes efficace…et donc gagnez du temps.

4 – Prioriser les tâches

Quand on multiplie les activités et les tâches, avoir en tête les tâches les plus importantes à réaliser est primordial. Ce que j’entends par tâches importantes, sont les tâches qui apportent le plus de valeur.

Eliminer les tâches non essentielles et vous concentrer sur les tâches “épique” vous permettent d’être efficace.

Une des autres lois que j’affectionne est le Principe de Pareto :  80% des effets sont le produit de 20% des causes. Pour simplifier, seul 20% de ce qu’on fait apporte 80% des bénéfices.
Faire peu de tâches, mais les plus génératrices de bénéfices pour votre activité garantissent d’atteindre vos objectifs en un temps raisonnable.

Gérer son temps ce n’est pas travailler plus, mais travailler intelligemment

Quand on travaille en équipe, déléguer les tâches qui ne sont pas obligatoirement à réaliser par vous est aussi un bon moyen de réaliser plus de choses en une semaine. Vous avez un objectif à atteindre dans votre semaine, mais il ne vous incombe pas de réaliser toutes les tâches vous permettant de le réaliser.

5 – Être concentré

Étant une femme, combien de fois ai je entendu “vous pouvez vous les femmes faire plusieurs choses en même temps c’est super”. Parfois, mes salariés se vantent d’être efficaces en faisant plusieurs choses à la fois.

Le multitâche nuit gravement à l’efficacité.
Notre cerveau n’est pas fait pour effectuer plusieurs tâches en même temps, surtout dans un temps imparti. Être concentré pendant 90 minutes, sans être interrompu sur une présentation vous garantira de la finir dans le délai que vous vous êtes fixé beaucoup plus que si en même temps vous répondez à vos mails.

Éliminer les distractions !
Bien sûr pas toute la journée, ce n’est pas possible.

Quand vous avez un travail à rendre dans un temps imparti, c’est indispensable de vous couper de toute source de distractions. Que vous soyez dans un bureau ou chez vous en télétravail, les interruptions sont nombreuses : téléphone, un collègue avec une question, un mail… Vous vous êtes fixé un temps pour faire un travail, votre seule façon d’y parvenir c’est d’être concentré ! Coupez toute source de distractions : à moins que vous ne soyez chirurgien urgentiste, rien n’est aussi urgent dans votre quotidien pour exiger votre disponibilité immédiate.

Pour résister aux sollicitations, vous devez avoir une résistance de fer. Surtout dans les premiers temps où vous tentez de mettre en place cette nouvelle organisation.

À ce stade, savoir dire non devient vital.

Ne culpabilisez pas de faire attendre un client, ou un collègue : vous êtes le seul à contrôler votre temps, personne ne le fait à votre place. Si vous ne dites pas non, vous ne pouvez pas tenir les engagements que vous vous êtes fixés.

Pour gérer efficacement mon temps et réussir à cumuler mes activités, en plus d’appliquer ces 5 règles, j’ajouterai que prendre soin de soi est primordial. Dormir, manger sainement, faire du sport me permettent d’avoir le corps et l’esprit suffisamment en forme pour gérer mon quotidien. Gardez-vous du temps aussi pour vous, pour analyser vos semaines et comprendre comment améliorer votre temps est aussi important.

Auteur

Proposer un commentaire

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.

Pin It